તમારી જમીન-મિલકતના રેકર્ડ તમારી આંગળીના ટેરવે : ઇ- ધરાની ઇધરઉધર

 

તમારી જમીન,  તમારી મિલકત |

 નિલેશ વી. ત્રિવેદી (એડવોકેટ)

ગુજરાત સરકાર તરફથી જમીન-મિલકતનો રેકર્ડ જનરેટ કરવા, કાયમી સાચવણી કરવા, સુધારો કરવા અને જનસામાન્યને એ રેકર્ડ તુરંત ઉપલબ્ધ થાય તે માટેના
ડેટા સહિતની જાળવણી કરવાની કાર્યવાહી છેલ્લાં કેટલાંક વર્ષોથી કરાતી આવી છે. તેમ છતાં પણ ઘણી વખત કોમ્પ્યુટર સર્વરમાં વિક્ષેપો આવતાં પ્રજાને થોડો સમય મુશ્કેલીઓ ભોગવવી પડે છે તેમ છતાં સમગ્ર કાર્યવાહી મહદઅંશે સરાહનીય છે.
લેન્ડ રેકર્ડ કોમ્પ્યુટરાઈઝેશન અને ઈ-ધરા
રાજ્ય સરકારે હક્ક પત્રકમાં ફેરફાર કરવા સંબંધી તેમજ ગામ નમુના નંબર: ૭/૧૨, હંકકપત્રક-૬ અને ૮-અ ની કોમ્પ્યુટરાઈઝડ કામગીરી તાલુકા મથકના ઈ-ધરા કેન્દ્ર ૫૨ કરવાની અમલવારી કરેલ છે તેથી ઈ-ધરા મેન્યુઅલમાં નકકી કરેલી કાર્યપદ્ધતિ અનુસરવાની રહે છે, જે મુખ્તત્વે નીચે મુજબ છે.
# ઈ-ધરા સિસ્ટમમાં વિવિધ અધિકારીશ્રીઓની ભૂમિકાઃ ઈ-ધરા કોમ્પ્યુટરાઈઝડ લેન્ડ રેકર્ડ વ્યવસ્થાપન પદ્ધતિ અમલમાં મૂકતાં જમીન રેકર્ડ અને હક્કપત્રક સંબંધી પ્રવર્તમાન કામગીરીમાં પરિવર્તન થાય છે. નવી પદ્ધતિમાં પણ પ્રજાકીય સંપર્ક અને પરામર્શની અગત્યતા અને વિવિધ રેવન્યુ અધિકારીશ્રીઓ જેવા કે તલાટી, ડેટા ઓપરેટર, નોંધ [નિકાલ કરનાર સક્ષમ અધિકારી, સર્કલ ઓફિસર, ઈ-ધરા નાયબ મામલતદાર, મામલતદાર, પ્રાન્ત અધિકારી, નોડલ ઓફિસર વગેરેની ભૃમિકા તેટલી જ મહત્વની રહે છે.
# તલાટીની ભૂમિકાઃ
ગામે નિભાવાતા લેન્ડ રેકર્ડ અને હક્કપત્રકને લગતી કામગીરીમાં તલાટીની ભૂમિકા મુખ્ય અને ઘણી જ અગત્યની છે. નવી પદ્ધતિમાં પણ પ્રજાકીય સંપર્ક અને પરામર્શની અગત્યતા અને તેની ભૂમિકા તેટલી જ મહત્વની રહે છે. ઓનલાઈન હક્કસંબંધી ફેરફાર પ્રકિયામાં પણ તલાટી અગત્યની છે. નવી પદ્ધતિમાં પણ પ્રજાકીય સંપર્ક  અને પરામર્શ તલાટી દ્વારા જ થાય છે. આમ, તલાટીની અગત્યતા અને તેની ભૂમિકા નીચે જણાવેલાં કાર્યો સ્વરૂપે બજાવશે.
ગામે:
(૧) હક્કસંબંધી ફેરફાર અરજી ફોર્મેટ અને અરજી સાથે બીડવા જરૂરી દસ્તાવેજોની યાદીના નમૂના ફોર્મ્સ તલાટી પોતાની કચેરીમાં પૂરતા જથ્થામાં રાખશે.
(૨) અરજી ફોર્મેટ અને અરજી સાથે બીડવા જરૂરી દસ્તાવેજોની યાદીને ચાવડી પર કાયમી રીતે પ્રજાની જાણકારી માટે ચોંટાડશે.
(૩) ખાતેદાર હક્કસંબંધી ફેરફાર અરજી રજુ કરે તો અરજી તથા સાથે બીડાણનાં જરૂરી કાગળો, દસ્તાવેજ બીડેલ છે અને અરજી યોગ્ય રીતે કરવામાં આવી છે કે કેમ તેની ખાતરી કરશે. અરજીમાં હક્કસંબંધી એકથી વધુ ફેરફાર દર્શાવેલ નથી તેની ખાતરી કરશે. એકથી વધુ ફેરફાર દર્શાવ્યા હશે તો દરેક ફેરફાર માટે જુદી અરજી આપવા અરજદારને સમજુતી કરશે. અરજી સ્વીકારી વરદી બુકની કાચી પહોંચ આપશે. પહોંચની એક નકલ અરજી કાગળો સાથે રાખશે. ફેરફાર નોંધ સંબંધી લખાણ ફેરફાર નોંધ લખાણ ફોરમેટમાં તૈયાર કરી અરજી સાથે ઈ-ધરા કેન્દ્ર ખાતે રાખશે. 
(૪) ઈ-ધરા કેન્દ્ર એ ડોકેટ શીટ લગાવીને યુનિક નંબર દર્શાવતી તેયાર કરેલા ફેરફાર કેસની ફાઈલ સંબંધિત રજિસ્ટરમાં સહી કરી ઈ-ધરા કેન્દ્રમાંથી મેળવશે. ફાઈલ તપાસી જો કોઈ જમીન મહેસુલ કાયદાની કલમ ૧૩૫-ડી ની નોટીસ કાઢવા પાત્ર હશે તો કેન્દ્ર ખાતે જણાવશે.
ફાઈલમાં નીચે જણાવેલ કાગળો છે કે નહીં તેની ખાતરી કરવાની રહેશે.
(૧) અરજી તથા બિડાણના જરૂરી કાગળો દસ્તાવેજ.
(૨) યુનિક નંબરવાળી કોમ્પ્યુટર જનરેટેડ રસીદ.
(૩) કેસ સંબંધિત ખાતેદારો / વ્યંકૅેતઓની દરેકની અલગ કોમ્પ્યુટર જનરેટેડ ૧૩૫-ડી નોટીસ.
(૪) કોમ્પ્યુટર જનરેટેડ ચાવડી માટેની ૧૩૫-ડી નોટીસ.
(૫) ફાઈલ કોપી જેમાં બજવણીની નોંધ કરવાની છે તે કોમ્પ્યુટર જનરેટેડ ૧૩૫-ડી નોટીસ.
(૬) કોમ્પ્યુટર જનરેટેડ હકક્પત્રક-૬ નોંધ ( તેના પર તલાટીએ સહી કરવાની છે) ગામે
(૭) ફેરફાર અરજીઓ માટે ગામે નિભાવવાના ઈનવર્ડ-આઉટવર્ડ રજિસ્ટરમાં વિગતો દાખલ કરશે.
(૮) કેસ સંબંધિત ખાતેદારો / વ્યકૅેતેઓને કલમ ૧૩૫-ડી નોટીસની બજવણી કરીને ફાઈલ કોપીમાં સહી લેશે. ટપાલથી બજવે તે માટે સુસ્પષ્ટ નોંધ કરશે.
(૯) જવાબો / પંચનામા વગેરેની કાર્યવાહી કરવાની થતી હશે તે કાર્યવાહી કરી સાધનિક કાગળો ફાઈલમાં રાખશે. ડોકેટમાં જરૂરી નોંધ કરશે. 
૧૦) સઘળી નોટીસ, ખાસ તો, છેલ્લી નોટીસ બજવાઈ ગયાની નોંધ ફાઈલ નોટીસ કોપીમાં રાખી ડોકેટમાં નોંધી તે તારીખની ઈ-ધરા કેન્દ્રમાં જાણ કરશે.
(૧૧) સક્ષમ અધિકારીની ગામની મુલાકાત વેળાએ ફાઈલ નિર્ણય માટે સક્ષમ અધિકારીને રજુ કરશે.
(૧૨) સક્ષમ અધિકારી દ્વારા ફાઈલમાં, હકકપત્રક-૬ પ્રિન્ટ ફાઈલ કોપીમાં નિર્ણય દાખલ કરાવશે. સહી / તારીખ નામ દાખલ કરાવશે. ડોકેટમાં જરૂરી નોંધ કરાવશે.
ઈ-ધરા કેન્દ્ર ખાતે: 
૧૩)  નિર્ણય થયેલ ફાઈલ ઈ-ધરા કેન્દ્રને સુપરત કરી કેન્દ્ર ખાતે મ્યુટેશન  ફાઈલ કન્ટ્રોલ રજિસ્ટરમાં તે અંગેની નોંધ કરી સહી કરશે.
(૧૪) તકરારી કિસ્સામાં નિયત કાર્યવાહી કરી તે ઉપરાંત કેન્દ્રને જાણ કરી તથા તકરારી અંગેના નિર્ણય સહ તકરારી રજિસ્ટર કેન્દ્ર ખાતે રજૂ કરી સંબંધિત સેકશન અને હુકમ સ્કેન કરાવશે.
(૧૫) ઈ-ધરા કેન્દ્રમાં ફેરફાર નોંધ કોમ્પ્યુટરમાં દાખલ થયેથી કોમ્પ્યુટરે નિર્ણય કરી અદ્યતન કરેલ સંબંધિત ગામ નમુના નંબર: ૭/૧૨, ૮ અ, હકકપત્રક-૬ ની ઓફિસ કોપીની કોમ્પ્યુટરાઈઝડ પ્રિન્ટ કેન્દ્રમાંથી આપવામાં આવે તે મેળવશે. સંબંધિત રજીસ્ટરમાં પ્રિન્ટ મળ્યા અંગેની નોંધ કરી સહી કરશે. ફાઈલ ડોકેટમાં નોંધ કરશે.
ગામે: (૧૬) અદ્યતન કોમ્પ્યુટરાઈઝડ ૭/૧૨, ૮ અ હકકપત્રકની ઓફિસ કોપી ગામે લાવી થોક / હકકપત્રક-૬ રજિસ્ટરમાં દાખલ કરશે. સંબંધિત જુના કોમ્પ્યુટરાઈઝડ ૭/૧૨, ૮- અ થોકમાંથી દૂર કરી, ગામ રેકર્ડ તરીકે અલાયદી ફાઈલમાં રાખશે.
# ફેરફાર નોંધ નિકાલ કરનાર સક્ષમ અધિકારીની ભૂમિકાઃ
ગામે
(૧) હક્ક ચોકસી ફેરફાર અરજી ફોર્મેટ તથા બિડાણના દસ્તાવેજોની યાદીના નમુના ફોર્મ્સ તલાટી પોતાની કચેરીમાં પૂરતા જથ્થામાં રાખે છે કે કેમ ? તે તપાસશે.
(૨) અરજી ફોર્મેટ તથા બિડાણના દસ્તાવેજોની યાદીના નમૂના ચાવડી પર કાયમી રીતે પ્રજાની જાણકારી માટે ચોંટાડેલ છે કે નહીં ? તે તપાસશે.
(૩) ફેરફાર અરજી ફાઈલ તલાટી તરફથી રજુ થયેથી ફાઈલમાં નીચેના કાગળો તથા  વિગતો તપાસશે.
(૧) અરજીમાં એક જ ફેરફાર દર્શાવેલ છે.
(૨) અરજીમાં એક થી વધુ ફેરફાર દર્શાવેલ હોય તો અરજદારને સમજુતી કરી જણાવેલ છે.
(૩) અરજીમાં જે ફેરફાર સૂચવાયેલા છે તે સંબંધિત જરૂરી દસ્તાવેજો ફાઈલમાં છે.
(૪) પ્રાથમિક તબક્કે જવાબ/પંચનામાની કાર્યવાહી જરૂરી હશે તો તે કરીને તે અંગેના કાગળો ફાઈલમાં રાખેલ છે.
(૫) સંબંધિત ખાતેદાર / વ્યકિતઓ તથા અન્ય સંબંધિતોને ૧૩૫-ડી નોટીસ બજવણી થયા બાદ ટપાલથી યોગ્ય રીતે બજવણી થયા બદલ ૧૩૫-ડી ની ઓફિસ કોપીમાં જે તે નામ સામે સુસ્પષ્ટ નોંધ કરી છે કે સહી મેળવાઈ છે.
(૬) ઈ-ધરા કેન્દ્રમાંથી ઈસ્યુ થયેલા યુનિટ નંબરવાળી કોમ્પ્યુટર જનરેટેડ રસીદ ફાઈલમાં છે કે કેમ ?
(૭) કોમ્પ્યુટર જનરેટેડ તલાટીએ સહી કરેલ, હક્કપત્રક ૬ નોંધ પ્રિન્ટ ફાઈલમાં છે કે કેમ ?
(૮) ફાઈલમાં ડોકેટ શીટ છે કે કેમ ?
(૯) ડોકેટમાં યોગ્ય નોંધ / શેરા દરેક તબકકે કરવામાં આવ્યા છે કે કેમ ?
(૧૦) જરૂરી હશે તેવા વધારાના જવાબો / પંચનામાની કાર્યવાહી કરી તે અંગેના કાગળો ફાઈલમાં રાખવામાં આવ્યા છે કે કેમ ?
(૧૧) કલમ ૧૩૫-ડી ની નોટીસની બજવણી થઈ હોય તે અંગે ડોકેટમાં વિશેષ નોંધ રાખેલ છે કે કેમ ?
(૪) ચાવડી ૫ર ૧૩૫--ડી નોટીસ પ્રજાની જાણકારી માટે ચોંટાડેલ છે કે કેમ ?
(૫) ફેરફાર અરજીઓ માટે ગામે નિભાવવાના ઈનવર્ડ-આઉટવર્ડ રજિસ્ટરમાં દાખલ કરેલ છે કે કેમ ?
(૬) ફેરફાર નોંધ અંગે ફાઈલમાં ૧૩૫-ડી નોટીસ ઓફિસ કોપીમાં નોંધ અંગે પોતાનો નિર્ણય લખી સહી કરશે. તે અંગેની નોંધ ગામના રજિસ્ટરમાં તથા ડોકેટમાં કરશે. સુવાથ્ય રીતે પોતાનું નામ લખશે. તારીખ લખશે.
(૭) ફાઈલમાં ડોકેટમાં નોંધ / શેરા લખાણ સુનિશ્ચિત કરી, ફાઈલને ઈ-ધરા કેન્દ્ર પહોંચાડવા સૂચના આપશે. તે અંગેની નોંધ ગામના રજિસ્ટરમાં તથા ડોકેટમાં કરશે.)
(૮) ગામે ફેરફાર નોંધની કઈ કઈ, કેટલી ફાઈલ્સ છે ? તેના કયા તબક્કા છે ? તેની જાણકારી લેશે. ફાઈલોની કાર્યવાહી અને નિકાલ યુનિક નોંધ નંબરના ક્રમથી જ થાય છે તે ખાતરી કરશે.
(૮) ગામે ફેરફાર નોંધની કઈ કઈ, કેટલી ફાઈલ્સ છે ? તેના કયા તબક્કા છે ? તેની જાણકારી લેશે. ફાઈલોની કાર્યવાહી અને નિકાલ યુનિક નોંધ નંબરના કમથી જ થાય છે તે ખાતરી કરશે.
(૯) અગાઉ જે નોંધો મંજુર થઈ ગઈ છે તે નોંધના સંબંધિત સર્વે નંબરના કોમ્પ્યુટરાઈઝડ ગામ નમુના નંબર: ૭/૧૨, ૮-અ તથા હક્કપત્રક -૬ ની ઓફિસ કોપી તલાટીએ મેળવી, ગામે લાવી, સંબંધિત થોક રજિસ્ટરમાં યોગ્ય કમે રાખી દીધા છે ? સંબંધિત જૂના કોમ્પ્યુટરાઈઝડ ૭/૧૨, ૮-અ ગામ રેકર્ડ તરીકે અલાયદા ફાઈલમાં રાખ્યા છે કે કેમ ?
(૧૦) થોકમાં રખાતા અદ્યતન કોમ્પ્યુટરાઈઝડ ૭/૧૨, ૮-અ માં કે અલાયદા ફાઈલમાં રાખેલ જુની કોમ્પ્યુટરાઈઝ્ડ  ૭/૧૨, ૮ -અ માં કોઈપણ જગ્યાએ ક્યાંય હસ્ત લખાણ થતું નથી તે ખાતરી કરશે.
(૧૧)ચાવડી પર ઈ-ધરા અંગેનું પોસ્ટર પ્રજાની જાણકારી માટે સુવ્યવસ્થિત રીતે ચોંટાડેલ છે કે કેમ ? તેની ખાતરી કરશે.
૦ ઈ-ધરા કેન્દ્ર ખાતે
(૧૨)એસ-કોર્મ પ્રિન્ટ કાઢેલ હશે તેને ચકાસીને સહી કરશે. મ્યુટેશન એન્ટ્રી ફાઈલ કન્ટ્રોલ રજિસ્ટરમાં છે કે કેમ ? તેની ખાતરી કરશે.